Как в программе «1С: Бухгалтерия предприятия 2.0» подготовить персонифицированный отчет?

Для подготовки отчетных сведений персонифицированного учета в программе применяется следующий порядок действий.

Перед формированием сведений рекомендуется проверить полноту и корректность ведения учета в программе
Затем выполнить процедуру автоматического формирования сведений - см.раздел
В отдельных случаях в автоматически сформированные данные следует внести ручные корректировки
Организациям, представляющим сведения в ПФР без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена с ПФР программы сторонних производителей) следует подготовить файлы для передачи в ПФР в электронном виде, организациям представляющим сведения на бумажном носителе - печатные формы сведений. Организации, осуществляющие обмен с ПФР по каналам связи, могут отправить подготовленные сведения в ПФР непосредственно из программы 1С.

Проверка учетных данных

Перед формированием сведений рекомендуется проверить полноту и корректность ведения учета в программе.

1. Следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные работников. Для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по трудовым договорам, в справочнике Физические лица должны быть указаны (рис.1, рис.2):

• ФИО физического лица;
• номер страхового свидетельства ПФР (если работник не имеет страхового свидетельства, то его необходимо получить, для чего страхователь должен подать в ПФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1);
• данные документа, удостоверяющего личность. Обращаем внимание, что серия паспорта РФ должна содержать две группы цифр, разделенные пробелом, должна быть заполнена дата выдачи документа;
• адрес для информирования физ.лица (адрес, по которому ПФР будет направлять информацию о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица) – адрес обязательно должен быть указан для физических лиц, сведения по которым организацией еще ни разу не представлялись, а также в случае изменения адреса с момента последней подачи сведений. Адрес следует заполнять с использованием адресного классификатора.

2. За отчетный период в программе должны быть в полном объеме введены все кадровые документы: Прием на работу, Кадровое перемещение, Увольнение.

3. Если организация расположена в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, зоне отчуждения и т.п.), то, для автоматического заполнения кода территориальных условий в сведениях о стаже работников этой организации, должно быть указано значение территориальных условий ПФР (указывается выбором из соответствующего классификатора ПФР на закладке Фонды формы сведений об организации (рис.3).

4. Для автоматического заполнения в индивидуальных сведениях реквизитов начисленных и уплаченных взносов на обязательное пенсионное страхование в программе:

• должен быть произведен расчет страховых взносов за все месяцы отчетного периода - рассчитаны и проведены документы Начисление налогов (взносов) с ФОТ;
• должны быть отражены сведения об уплате взносов на страховую и накопительную часть пенсии - введены и проведены документы Расчеты по страховым взносам с видом операции Уплата.

Автоматическое формирование индивидуальных сведений

Для хранения индивидуальных сведений в программе используются следующие документы:

• для индивидуальных сведений по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 – документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6);
• для описи по форме АДВ-6-2 – документы Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11).

В программе 1С:Бухгалтерия Предприятия 8 имеется специализированный инструмент - обработка Подготовка данных для ПФР, которая позволяет в автоматическом режиме сформировать индивидуальные сведения и создать соответствующие документы конфигурации.

Для того чтобы сформировать индивидуальные сведения за отчетный период необходимо в форме обработки Подготовка данных для ПФР (рис.4, рис.5):

• в реквизите Организация указать организацию, от имени которой формируются сведения;
• в реквизите Отчетный период – отчетный период, за который подаются сведения;
• переключатель Состав форм - установить в положение Квартальная отчетность (СЗВ);
• по кнопке Добавить - Принятые в ПФР комплекты прошлых периодов указать ссылки на все переданные в ПФР комплекты сведений предшествующих отчетных периодов (начиная с 1 полугодия 2010 года).В случае если в информационной базе этих сведений нет, то их необходимо загрузить из файлов XML, представленных работодателем в ПФР. Операция загрузки сведений из принятых ПФР файлов реализована в форме подбора принятых сведений;
• с помощью кнопки Сформировать сведения запустить процедуру автоматического формирования отчетных сведений персонифицированного учета.

Сформированные сведения отображаются в форме обработки (рис.6):

• в верней области формы Документы, пачки документов отображаются данные описи по форме АДВ-6-2. Данные о руководителе и его должности в описи заполняются на основании сведений об ответственных лицах организации;
• в средней области формы Состав описи – отображается список автоматически сформированных пачек документов СЗВ-6-1 и реестров СЗВ-6-2. Для каждого документа приводятся сведения о суммах начисленных и уплаченных взносов, рассчитанных в целом по документу. В правой части приводятся данные выделенного в списке документа: тип сведений – Исходные, тип формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2, дата заполнения, номер пачки, категория застрахованного лица, к которой относятся сведения, данные о руководителе для вывода в печатной форме сведений. Перемещая курсор по списку документов можно просмотреть данные каждого документа;
• в нижней области формы (Состав пачки) – отображается список застрахованных лиц, сведения на которых содержатся в выделенной пачке СЗВ-6-1 или реестре СЗВ-6-2. В правой части этой области формы можно увидеть индивидуальные сведения застрахованного лица, выделенного в списке в левой части формы: страховой номер ПФР, адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица, суммы начисленных и уплаченных страховых взносов на страховую и накопительную часть пенсии, записи о стаже. Перемещая курсор по списку застрахованных лиц можно просмотреть индивидуальные сведения каждого застрахованного лица. С помощью кнопки Перенести можно перенести сведения застрахованного лица в другую пачку документов СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2.

При записи сведений в информационную базу опись сохраняется в виде документа Опись сведений АДВ-6-2.  Каждая пачка документов по форме СЗВ-6-1 и реестр по форме СЗВ-6-2 сохраняется в виде экземпляра документа Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц, ссылки на документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц прописываются в табличной части документа Опись сведений АДВ-6-2.  Таким образом, комплект отчетных сведений в программе представляет собой один документ Опись сведений АДВ-6-2 и связанные с ним документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц. Работа с этими документами (просмотр, редактирование данных, печать, выгрузка в электронном виде) может производиться непосредственно из формы обработки Подготовка данных для ПФР.
Рассмотрим алгоритмы, согласно которым производится автоматическое формирование сведений.

Как определяется категория застрахованного лица

Категория застрахованного лица, к которой следует отнести сведения, определяется по виду тарифа страховых взносов, установленного для организации (табл.1).

Таблица 1. Коды категорий застрахованных лиц с 2011 года 

Код категории	Примечание	Основание для применения пониженного тарифа	Соответствующие виды тарифов в 1С
НР	«Обычная» категория. Указывается для всех категорий работников, на выплаты и иные вознаграждения которых начисляются страховые взносы, уплачиваемые страхователем	-	Организации, применяющие ОСН, кроме с/х производителей
ООИ	Указывается для работников: организаций инвалидов;  работников-инвалидов «обычных» организаций.	п.3 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Организации инвалидов
ПНЭД	Указывается для работников организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, основным видом экономической деятельности которых является вид деятельности, поименованный в п.8 ч.1 ст.58. Закона №212-ФЗ	п.8 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Организации, применяющие УСН, занятые производством и приравненными видами деятельности
СХ	Указывается для работников сельскохозяйственных товаропроизводителей, отвечающих критериям, указанным в статье 346.2 НК РФ	п.1 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Организации-с/х производители, применяющие ОСН
ЕСХН	Указывается для работников организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих единый сельскохозяйственный налог	п.2 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Организации-с/х производители, уплачивающие ЕСХН
ХМН	Указывается для работников организаций  народных художественных промыслов и семейных (родовых) общин коренных малочисленных народов Севера, Сибири и Дальнего Востока Российской Федерации, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования	п.1 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Организации народных художественных промыслов и семейных (родовых) общин
ХО	Указывается для работников  хозяйственных обществ, созданных после 13 августа 2009 года бюджетными научными учреждениями в соответствии с Федеральным законом от 23.08.96 №127-ФЗ  и образовательными учреждениями высшего профессионального образования в соответствии с Федеральным законом от 22.08.96 №125-ФЗ	п.4 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Хозяйственные общества, созданные бюджетными научными учреждениями и ВУЗами
ТВЭЗ	Указывается для работников организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих статус резидента технико-внедренческой особой экономической зоны и производящих выплаты физическим лицам, работающим на территории технико-внедренческой особой экономической зоны	п.5 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Резиденты технико-внедренческой особой экономической зоны
ОДИТ	Указывается для работников организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий	п.6 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Организации, работающие в области информационных технологий
СМИ	Указывается для работников российских организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих производство, выпуск в свет (в эфир) и (или) издание  средств массовой информации	п.7 ч.1 ст.58 Закона №212-ФЗ	Организации - средства массовой информации
ИЦС	Указывается для работников организаций, получивших статус участников проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным законом от 28.09.10 №244-ФЗ "Об инновационном центре "Сколково"	ст.58.1 Закона №212-ФЗ	Участник проекта инновационный центр "Сколково"

 

Для организаций, уплачивающий страховые взносы по основному тарифу, используется категория НР (НАЕМ/РАБОТНИК).

Если в организации, уплачивающей взносы по основному тарифу, имеются работники-инвалиды, страховые взносы по которым уплачиваются по пониженному тарифу, то отчетные сведения персонифицированного учета на этих работников будут отнесены к категории ООИ.

Для работников-инвалидов, инвалидность которых была установлена или снята в течение отчетного периода будут сформированы по два комплекта индивидуальных сведений:

• первый комплект сведений – по категории НР, где отразятся периоды работы сотрудников до установления инвалидности или после ее снятия, и суммы взносов, начисленные по основному тарифу;
• второй комплект сведений – по категории ООИ, где будут отражены периоды работы, когда сотрудник являлся инвалидом, и показаны суммы взносов, начисленные по пониженному тарифу.

Как определяется тип формы: СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2

Для каждой категории застрахованных лиц формируется отдельная пачка сведений СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2.По умолчанию сведения о всех застрахованных лицах помещаются в реестры по форме СЗВ-6-2.

В пачки документов СЗВ-6-1 автоматически помещаются сведения только о застрахованных лицах, работающих в организации, расположенной в особых территориальных условиях.

Если застрахованное лицо имеет в отчетном периоде «особые» периоды стажа (временную нетрудоспособность, отпуск без сохранения зарплаты и т.п.) и/или основания для льготного пенсионного обеспечения, то сведения о нем необходимо перенести в пачку документов по форме СЗВ-6-1 вручную.

Как присваиваются номера пачек

Номера пачек для документов персонифицированного учета присваиваются в программе автоматически, при необходимости могут корректироваться вручную. Автоматическая нумерация ведется в рамках календарного года с учетом номеров пачек, занятых регламентированными отчетами РСВ-1, РВ-3. Последний использованный номер хранится в регистре сведений Счетчик выгрузок ПФР.

В процессе подготовки индивидуальных сведений может потребоваться вызвать процедуру автоматического формирования сведений несколько раз. Каждый вызов этой процедуры приводит к сдвигу счетчика использованных номеров пачек. Для того чтобы установить реальный номер пачки, с которой должна начаться нумерацию документов, необходимо перед формированием сведений отредактировать значение в регистре сведений Счетчик выгрузок ПФР (рис.7).

Как формируются записи о стаже

Периоды трудовой деятельности работников определяются по данным кадрового учета, зарегистрированным в информационной базе с помощью документов Прием на работу, Кадровое перемещение, Увольнение.

Периоды работы относятся к работе в особых территориальных условиях, если для организации в справочнике Организации указан код территориальных условий ПФР.

Особые периоды стажа (временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком), в программе не учитываются и в записях о стаже автоматически не выделяются. В случае наличия таких периодов у застрахованного лица записи о стаже следует отредактировать вручную.

Периоды работы в особых условиях,  дающие право на досрочное назначение пенсии (за исключением территориальных условий по месту нахождения организации), в программе также не учитываются и в записях о стаже автоматически не выделяются. При наличии таких особых условий записи о стаже также следует отредактировать вручную.

Как рассчитываются суммы взносов

Суммы начисленных и уплаченных взносов на страховую и накопительную часть пенсии по каждому застрахованному лицу рассчитываются автоматически. При необходимости переформировать сведения по взносам на основании данных информационной базы следует воспользоваться кнопкой Перераспределить взносы во всех пачках.

Начисленные суммы взносов определяются по данным регистра накопления Страховые взносы исчисленные. Данные в этот регистр заносятся при проведении документа Начисление налогов (взносов) с ФОТ.

Сумма уплаченных по каждому застрахованному лицу взносов определяется расчетным путем – путем распределения общей уплаченной суммы между застрахованными лицами. Общая сумма уплаченных взносов регистрируется в программе документами Расчеты по страховым взносам.

Обратите внимание - изменения в конфигурации!

В версии 2.0.27:

Реализован алгоритм распределения уплаченных взносов в ПФР с учетом ранее переданных в ПФР данных. Алгоритм соответствует техническому заданию на доработку программ для страхователей, рекомендованному ПФР.

При заполнении отчетности в ПФР:

• В первую очередь погашается задолженность по уплате взносов по данным, переданным в ПФР. Задолженность рассчитывается нарастающим итогом за все отчетные периоды с 2010 года.
• В распределяемые суммы уплаченных взносов автоматически включаются суммы переплаты по страховым взносам по состоянию на начало отчетного периода.
• Принятые в ПФР сведения предыдущих периодов следует указывать обязательно.
• В помощнике подготовки данных ПФР можно загрузить сведения из принятых ПФР файлов. В форме подбора принятых сведений нужно выбрать сданный в ПФР файл.

В обработке Подготовка данных для ПФР имеется возможность получения комментария распределения уплаченных взносов. При необходимости можно выполнить перераспределение взносов по конкретной пачке документов СЗВ-6 с комментарием (кнопка Перераспределить с комментарием). При этом будет также выполнен перерасчет взносов по всем застрахованным лицам из этой пачки документов. Если необходимо получить только комментарий расчета взносов по какому-либо застрахованному лицу без пересчета суммы взносов - следует воспользоваться кнопкой Комментировать, расположенной на панели инструментов списка Состав пачки.

Пример 1

За 3 квартал 2011 г. с выплат в пользу работницы организации «Желтая акация» Ландышевой Л.Л. было начислено страховых взносов в ПФР:

• на страховую часть пенсии: 12 000 руб.
• на накопительную часть пенсии: 3 600 руб.

Всего за 3 квартал 2011 года в организации "Желтая акация" было начислено страховых взносов в ПФР:

• на страховую часть пенсии: 112 130,43 руб.
• на накопительную часть пенсии: 14 919,13 руб.

Рассмотрим, как будут рассчитаны суммы уплаченных взносов для работницы.

1. Определяется задолженность по уплате страховых взносов на основании переданных в ПФР данных прошлых периодов.

Задолженность по организации "Желтая акация" в целом составила:

• по взносам на страховую часть пенсии = 43 228,32 руб.
• по взносам на накопительную часть пенсии = 8 400,65 руб.

По работнице Ландышевой Л.Л. задолженность составила:

• по взносам на страховую часть пенсии = 3 709,85 руб.
• по взносам на накопительную часть пенсии = 1 214,61 руб.

2. Определяется сумма уплаченных взносов за текущий отчетный период на основании учетных регистров программы.

Уплачено организацией "Желтая акация" взносов в 3 квартале 2011 г.:

• на страховую часть пенсии = 120 559 руб.
• на накопительную часть пенсии = 19 119 руб.

3. Рассчитываются коэффициенты уплаты.

Уплачено взносов в текущем периоде больше, чем сумма задолженности на начало периода. Таким образом, в текущем периоде полностью погашена задолженность прошлого периода (коэффициент уплаты по прошлым периодам = 1), и произведена уплата в счет начисленных взносов текущего периода.

Коэффициент уплаты текущего периода составляет:

• на страховую часть пенсии: (120 559 руб. - 43 228,32 руб.) : 112 130,43 руб. = 0,6896493664
• на накопительную часть пенсии: (19 119 руб. - 8 400,65 руб.) : 14 919,13 руб.  = 0,7184299621

4. Определяется сумма уплаченных взносов по работнице.

Уплачено взносов по работнице Ландышевой Л.Л.:

• на страховую часть пенсии:
  полностью погашена задолженность прошлого периода - 3 709,85 руб. х 1,0000000 = 3 709,85 руб.
  уплачено за текущий период - 12 000 руб. х 0,6896493664 = 8 275,79 руб.
  Всего = 11 985,64 руб.
• на накопительную часть пенсии:
  полностью погашена задолженность прошлого периода - 1 214,61 руб. х 1,0000000 = 1 214,61 руб.
  уплачено за текущий период - 3 600 руб. х 0,7184299621 = 2 586,35 руб.
  Всего = 3 800,96 руб.

Редактирование записей о стаже

Ручное редактирование автоматически сформированных записей о стаже застрахованного лица требуется в следующих случаях:

• если работник выполнял работы в особых условиях труда или работы, для которых предусмотрено льготное пенсионное обеспечение;   
• если в течение отчетного периода у работника были периоды временной нетрудоспособности, отпусков без сохранения зарплаты, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Пример 1

В течение отчетного периода работник организации был временно нетрудоспособен.

Автоматически сформированные записи о стаже работника необходимо скорректировать вручную, выделив период временной нетрудоспособности работника - рис.9. Для корректировки записей о стаже необходимо предварительно перенести сведения о работнике в пачку документов СЗВ-6-1. 

Пример 2

Работник организации выполняет работы во вредных условиях труда (код особых условий – 27-2) в должности газосварщика (код позиции по списку №2 – 23200000-11620).

После автоматического формирования записи о стаже работника необходимо дополнить:  указать код особых условий труда и код позиции списка - рис.10. Для корректировки записей о стаже необходимо предварительно перенести сведения о работнике в пачку документов СЗВ-6-1.

Пример 3

Работник работает в организации, расположенной в особых территориальных условиях (РКС) на полставки в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день). Сведения о территориальных условиях указаны в справочнике Организации.

После автоматического формирования записи о стаже работника необходимо дополнить: так как работник работает неполный рабочий день – необходимо указать количество занимаемых им ставок - рис.11.

Проверка подготовленных сведений

Перед передачей в ПФР сведения рекомендуется проверить сведения на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверить в форме обработки Подготовка данных для ПФР (рис.12).

Имеется возможность проверить сведения:

• по встроенному в программу «1С» алгоритму проверки:  Проверить - Встроенной проверкой;
• с помощью программы CheckXML: Проверить - Программой CheckXML (программа CheckXML должна быть предварительно установлена на компьютере);
• с помощью программы CheckUFA: Проверить - Программой CheckUFA (программа CheckUFA должна быть предварительно установлена на компьютере).

Получение печатных форм и файлов для передачи в ПФР, отправка сведений в ПФР по каналам связи

По подготовленным сведениям из формы обработки Подготовка данных для ПФР можно получить все необходимые печатные формы и файлы для передачи сведений в Пенсионный фонд.

Чтобы сформировать печатные формы сразу для всех передаваемых документов следует воспользоваться кнопкой Печать всех пачек. Для формирования и сохранения на диске комплекта файлов для передачи в ПФР в электронном виде – кнопкой Все файлы на диск (рис.13).

После передачи сведений в ПФР необходимо провести все документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6), содержащие переданные сведения, и документ Опись сведений АДВ-6-2 и защитить документы от изменения с помощью флажка Принято в ПФР. Для этого можно воспользоваться кнопкой Пометить все пачки как принятые ПФР. При проведении документов копии соответствующих им файлов сохраняются в регистре сведений Архив данных регламентированной отчетности.

В конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8 реализован механизм обмена документами между страхователями и территориальными органами ПФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Если в программе выполнены все необходимые настройки для использования этого механизма, то в форме документа Опись сведений АДВ-6-2, в верхней командной панели формы становится видимым и доступным подменю Отправка, а в верней части формы появляется панель, на которой показывается текущее состояние отправленного отчета.

Обратите внимание!

В соответствии с требованиями ПФР представление файлов отчетности в электронной форме по страховым взносам (РСВ) и персонифицированному учету (ИС) с 1 апреля 2011 года, в обязательном порядке осуществляется одновременно и одним отправлением (транспортным пакетом) по телекоммуникационным каналам связи.

Для совместной отправки отчета РСВ-1 и индивидуальных сведений необходимо сначала связать подготовленные сведения персонифицированного учета с отчетом РСВ-1, для этого необходимо в подменю Отправка выбрать пункт Связать с РСВ-1 и в появившемся диалоговом окне выбрать подготовленный отчет РСВ-1 ПФР (рис.14). 

Для отправки данных в ПФР необходимо в подменю Отправка выбрать пункт Отправить (рис.15).

После этого будет выполняться выгрузка отчета в файл установленного формата, его подписание ЭЦП ответственного лица и шифрование. При отправке отчета в дисковод или USB-порт компьютера должен быть помещен носитель ключевой информации (дискета, eToken и т. д.).

Если в процессе выгрузки будут обнаружены ошибки заполнения отчета, препятствующие корректной выгрузке, выгрузка будет прекращена, будет выдано предупреждающее сообщение, а список ошибок будет выдан в служебном окне в нижней части экрана. В этом случае ошибки выгрузки следует устранить и повторить процесс отправки.

В случае успешной выгрузки, подписании и шифровании отчета, подготовленный файл будет отправлен в ПФР. В случае успешной отправки в верхней части формы отчета появится сообщение о дате и времени отправки отчета.

Следить за прохождением электронным документом всех требуемых по регламенту этапов документооборота можно в специализированной форме Документооборот с контролирующими органами, вызываемой с помощью команды Отправка - Показать отправки.