Как в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» подготовить персонифицированный отчет?

Формирование отчетных сведений персонифицированного учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом производится автоматически на основании учетных данных, содержащихся в информационной базе.

При подготовке сведений применяется следующий порядок действий.

Перед формированием сведений рекомендуется проверить полноту и корректность ведения учета в программе
Затем запустить процедуру автоматического формирования сведений
В отдельных случаях в автоматически сформированные данные следует внести ручные корректировки.
Перед передачей в ПФР сведения рекомендуется проверить сведения на наличие ошибок.
Организациям, представляющим сведения в ПФР без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена с ПФР программы сторонних производителей) следует подготовить файлы для передачи в ПФР в электронном виде, организациям представляющим сведения на бумажном носителе - печатные формы сведений. Организации, осуществляющие обмен с ПФР по каналам связи, могут отправить подготовленные сведения в ПФР непосредственно из программы 1С.

Проверка учетных данных

Перед формированием сведений рекомендуется проверить полноту и корректность ведения учета в программе.

1) Персональные данные работников

Следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные работников. Для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам в справочнике Физические лица должны быть указаны (рис.1):

• ФИО физического лица;
• номер страхового свидетельства ПФР (если работник не имеет страхового свидетельства, то его необходимо получить, для чего страхователь должен подать в ПФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1);
• данные документа, удостоверяющего личность. Обращаем внимание, что серия паспорта РФ должна содержать две группы цифр, разделенные пробелом, должна быть заполнена дата выдачи документа;
• адрес для информирования физ.лица (адрес, по которому ПФР будет направлять информацию о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица) – адрес обязательно должен быть указан для физических лиц, сведения по которым организацией еще ни разу не представлялись, а также в случае изменения адреса с момента последней подачи сведений. Адрес следует заполнять с использованием адресного классификатора.

Если адрес для информирования физического лица не отличается от адреса по прописке или адреса проживания, то адрес для информирования допускается не указывать.
При заполнении адресов для информирования в документах персонифицированного учета при отсутствии такого адреса в данных застрахованных лиц используется адрес фактического места жительства, если последний не указан - адрес по регистрации.

2) Данные для формирования записей о стаже

• Формирование сведений о страховом стаже работников производится в программе на основании данных кадрового учета. За отчетный период в программе должны быть в полном объеме введены все кадровые документы: Прием на работу в организацию, Кадровое перемещение организаций, Увольнение из организаций. Периоды работы для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам должны быть зарегистрированы в информационной базе с помощью документов Договор на выполнение работ с физ.лицом.
• Для выделения в записях о стаже застрахованных лиц периодов отпусков без сохранения зарплаты, временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, отпусков по уходу за ребенком в подсистеме начисления зарплаты должны быть зарегистрированы начисления за эти периоды. При формировании индивидуальных сведений производится анализ данных регистра расчета Основные начисления организаций, и, если начисление за какой-то период не будет отражено в этом регистре, то и в записи о стаже этот период не попадет. Особое внимание следует обратить на отпуска без сохранения зарплаты: несмотря на то, что начисления работникам за этот период не производятся, эти отпуска всё равно должны быть зарегистрированы в подсистеме расчета зарплаты с помощью документов Невыходы в организациях.
• Если организация расположена в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, зоне отчуждения и т.п.), то, для автоматического заполнения кода территориальных условий в сведениях о стаже работников этой организации, должно быть указано значение территориальных условий ПФР (указывается выбором из соответствующего классификатора ПФР на закладке Расчет зарплаты формы сведений об организации (рис.2). Если в районе с особыми территориальными условиями располагается одно или несколько обособленных структурных подразделений организации (имеются в виду подразделения, не выделенные на отдельный баланс), то значение территориальных условий ПФР должно быть указано для соответствующих элементов справочника Подразделения организаций (рис.3).
• Если в организации имеются рабочие места, которые отнесены к рабочим местам с тяжелыми или вредными условиями труда, работа в которых в соответствии с классификатором Пенсионного фонда дает право на льготное пенсионное обеспечение, то для автоматического заполнения кода особых условий труда в сведениях о стаже соответствующих работников, в регистре сведений Штатное расписание организаций должен быть заполнен реквизит Условия труда (рис.4) Если должность этого рабочего места находится в списках профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на льготное пенсионное обеспечение, то для нее в справочнике Должности организаций должен быть указан соответствующий Код позиции списка (рис.5). Если в организации имеются должности, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, то для них в справочнике Должности организаций должен быть заполнен реквизит Основание выслуги лет – указана позиция из соответствующего классификатора Пенсионного фонда.
• Для корректного формирования записей о стаже рекомендуется также проверить и при необходимости уточнить настройки видов расчетов, с помощью которых в программе производятся начисления работникам за отработанное и неотработанное время.  Описания этих видов расчетов хранятся в плане видов расчетов из плана видов расчетов Основные начисления организаций. Для видов расчетов, регистрирующих начисления за работу полную смену в пределах нормы времени, а также за неотработанные полные смены, должен быть задан Вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР (указывается на закладке Использование формы вида расчетов – рис.6).

Для видов расчетов, регистрирующих обычные периоды работы, в этом реквизите указывается значение Включается в стаж для досрочного назначения пенсии. Это означает, что период работы должен отражаться в записях о стаже, причем если у работника имеются какие-то особые основания для пенсионного обеспечения (особые условия труда, основание выслуги лет и т.п.), то этот период работы должен определяться как стаж «особой работы». Если оснований для льготного пенсионного обеспечения у работника нет (не заполнены реквизиты особых условий для организации, подразделения, должности, штатной единицы работника), то этот период учитывается в записях о стаже как период обычной работы.
Если какие-то периоды работы не должны включаться в стаж «особой работы», но должны засчитываться в страховой стаж, то для соответствующих видов расчетов следует указать значение Включается в страховой стаж. Для таких периодов в записях о стаже не будут заполняться реквизиты особых условий, даже если они указаны для организации, подразделения, должности, штатной единицы работника.

Для видов расчетов, регистрирующих особые периоды стажа, должно быть указано:

• для временной нетрудоспособности – значение Временная нетрудоспособность;
• для отпусков без сохранения зарплаты – значение Отпуск без сохранения зарплаты;
• для отпусков по беременности и родам – значение Декрет;
• для отпусков по уходу за ребенком до 1.5 лет – значение Дети.

Для видов расчетов, регистрирующих периоды, не засчитываемые в страховой стаж, например, для вида расчетов Прогул, простой по вине работника, указывается значение Не включается в страховой стаж. Такие периоды будут исключены из записей о стаже работника.

3) Данные о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование

Для автоматического заполнения в индивидуальных сведениях реквизитов начисленных и уплаченных взносов на обязательное пенсионное страхование в программе:

• должен быть произведен расчет страховых взносов за все месяцы отчетного периода (рассчитаны и проведены документы Начисление страховых взносов);
• должны быть отражены сведения об уплате страховых взносов на страховую и накопительную часть пенсии (введены и проведены документы Расчеты по страховым взносам с операцией Уплата ПФР).

Обратите внимание!

Для того чтобы уплаченные взносы были правильно распределены, важно при регистрации уплаты страховых взносов в документе Расчеты по страховым взносам верно указывать дату уплаты страховых взносов и месяц, за который производится уплата. Если единым платежом осуществляется перечисление взносов в ПФР за несколько месяцев начисления, то в программе это следует отразить несколькими экземплярами документов Расчеты по страховым взносам – отдельным документом для каждого месяца начисления.

Автоматическое формирование индивидуальных сведений

Для хранения индивидуальных сведений в программе используются следующие документы:

• для индивидуальных сведений по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 – документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6);
• для описи по форме АДВ-6-2 – документы Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11).

В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 имеется специализированный инструмент - обработка Подготовка данных для ПФР, которая позволяет в автоматическом режиме сформировать индивидуальные сведения и создать соответствующие документы конфигурации.

Для того чтобы сформировать индивидуальные сведения за отчетный период необходимо в форме обработки Подготовка данных для ПФР (рис.7, рис.8):

• в реквизите Организация указать организацию, от имени которой формируются сведения;
• в реквизите Отчетный период – отчетный период, за который подаются сведения;
• переключатель Состав форм - установить в положение Квартальная отчетность (СЗВ);
• по кнопке Добавить - Принятые в ПФР комплекты прошлых периодов указать ссылки на все переданные в ПФР комплекты сведений предшествующих отчетных периодов (начиная с 1 полугодия 2010 года). В случае если в информационной базе этих сведений нет, то их необходимо загрузить из файлов XML, представленных работодателем в ПФР. Операция загрузки сведений из принятых ПФР файлов реализована в форме подбора принятых сведений;
• с помощью кнопки Сформировать сведения запустить процедуру автоматического формирования отчетных сведений персонифицированного учета.

Обратите внимание - изменения в конфигурации!

В версии 2.5.40:

Отменено использование алгоритма распределения страховых взносов без использования принятых ПФР сведений перс.учета. В связи с этим указание принятых ПФР сведений предыдущих периодов стало обязательным.

Сведения формируются на основании данных информационной базы. Собранные сведения группируются по категориям застрахованных лиц и автоматически разбиваются на пачки документов СЗВ-6-1 и реестры СЗВ-6-2.

Сформированные сведения отображаются в форме обработки (рис.9):

• в верней области формы Документы, пачки документов отображаются данные описи по форме АДВ-6-2. Данные о руководителе и его должности в описи заполняются на основании сведений об ответственных лицах организации;
• в средней области формы Состав описи – отображается список автоматически сформированных пачек документов СЗВ-6-1 и реестров СЗВ-6-2. Для каждого документа приводятся сведения о суммах начисленных и уплаченных взносов, рассчитанных в целом по документу. В правой части приводятся данные выделенного в списке документа: тип сведений – Исходные, тип формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2, дата заполнения, номер пачки, категория застрахованного лица, к которой относятся сведения, данные о руководителе для вывода в печатной форме сведений. Перемещая курсор по списку документов можно просмотреть данные каждого документа;
• в нижней области формы (Состав пачки) – отображается список застрахованных лиц, сведения на которых содержатся в выделенной пачке СЗВ-6-1 или реестре СЗВ-6-2. В правой части этой области формы можно увидеть индивидуальные сведения застрахованного лица, выделенного в списке в левой части формы: страховой номер ПФР, адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица, суммы начисленных и уплаченных страховых взносов на страховую и накопительную часть пенсии, записи о стаже. Перемещая курсор по списку застрахованных лиц можно просмотреть индивидуальные сведения каждого застрахованного лица. С помощью кнопки <Перенести> можно перенести сведения застрахованного лица в другую пачку документов СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2.

При записи сведений в информационную базу опись сохраняется в виде документа Опись сведений АДВ-6-2.  Каждая пачка документов по форме СЗВ-6-1 и реестр по форме СЗВ-6-2 сохраняется в виде экземпляра документа Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц, ссылки на документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц прописываются в табличной части документа Опись сведений АДВ-6-2.  Таким образом, комплект отчетных сведений в программе представляет собой один документ Опись сведений АДВ-6-2 и связанные с ним документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц. Работа с этими документами (просмотр, редактирование данных, печать, выгрузка в электронном виде) может производиться непосредственно из формы обработки Подготовка данных для ПФР.

Рассмотрим алгоритмы, согласно которым производится автоматическое формирование сведений.

Как определяется категория застрахованного лица

Категория застрахованного лица, к которой следует отнести сведения, определяется по виду тарифа страховых взносов, установленного для организации (табл.1).
Таблица 1. Коды категорий застрахованных лиц с 2011 года

Для организаций, уплачивающий страховые взносы по основному тарифу, используется категория НР (НАЕМ/РАБОТНИК)

Если в организации, уплачивающей взносы по основному тарифу, имеются работники-инвалиды, страховые взносы по которым уплачиваются по пониженному тарифу, то отчетные сведения персонифицированного учета на этих работников будут отнесены к категории ООИ.

Для работников-инвалидов, инвалидность которых была установлена или снята в течение отчетного периода будут сформированы по два комплекта индивидуальных сведений:

• первый комплект сведений – по категории НР, где отразятся периоды работы сотрудников до установления инвалидности или после ее снятия, и суммы взносов, начисленные по основному тарифу; 
• второй комплект сведений – по категории ООИ, где будут отражены периоды работы, когда сотрудник являлся инвалидом, и показаны суммы взносов, начисленные по пониженному тарифу.

Как определяется тип формы: СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2

Для каждой категории застрахованных лиц формируется отдельная пачка сведений СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2.

В реестр по форме СЗВ-6-2 помещаются сведения о застрахованных лицах, не имеющих оснований для льготного пенсионного обеспечения и «особых» периодов стажа (отпусков без сохранения зарплаты, временной нетрудоспособности и т.п.). В реестре могут быть указаны несколько записей о стаже одного и того же застрахованного лица (например, в случае если работник был уволен, а затем вновь принят на работу в течение отчетного периода). Максимальное количество записей в одном реестре СЗВ-6-2 составляет 200 записей.
Сведения о застрахованных лицах, имеющих в отчетном периоде «особые» периоды стажа и/или основания для льготного пенсионного обеспечения, помещаются в пачки документов СЗВ-6-1. Сведения о «льготниках» по условиям труда выделяются в отдельную пачку. Максимальное количество документов СЗВ-6-1 в пачке составляет 200 штук.

Как присваиваются номера пачек

Номера пачек для документов персонифицированного учета присваиваются в программе автоматически, при необходимости могут корректироваться вручную. Автоматическая нумерация ведется в рамках календарного года с учетом номеров пачек, занятых регламентированными отчетами РСВ-1, РВ-3. Последний использованный номер хранится в регистре сведений Счетчик выгрузок ПФР.

В процессе подготовки индивидуальных сведений может потребоваться вызвать процедуру автоматического формирования сведений несколько раз. Каждый вызов этой процедуры приводит к сдвигу счетчика использованных номеров пачек. Для того чтобы установить реальный номер пачки, с которой должна начаться нумерацию документов, необходимо перед формированием сведений отредактировать значение в регистре сведений Счетчик выгрузок ПФР (рис.10).

Как формируются записи о стаже

В самом простом случае для каждого работника формируется единственная запись о стаже, в которой указываются даты начала и окончания периода работы в отчетном периоде.

Пример 1

Работник Бальзаминов Б.Б. организации «Желтая акация» полностью отработал 3 квартал 2011 года, оснований для льготного пенсионного обеспечения не имеет. Индивидуальные сведения по работнику подаются по форме СЗВ-6-2, в записях о стаже присутствует единственная запись - рис.11.

Если в течение отчетного периода у работника имелись особые периоды стажа (временная нетрудоспособность, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком), то в записях о стаже они будут выделены отдельно. Код, предусмотренный в классификаторе для этого особого периода стажа, будет указан в реквизите Отпуск/болезнь.

Пример 2

Работница Лютикова Н.Н.. организации «Желтая акация» была временно нетрудоспособна с 16.08.11 по 22.08.11, что зарегистрировано в информационной базе документом Начисление по больничному листу. Период временной нетрудоспособности выделяется в записях о стаже работницы по коду «ВРНЕТРУД» (рис. 12). Индивидуальные сведения подаются по форме СЗВ-6-1.

Если в течение отчетного периода у работника были периоды работы в особых условиях,  дающие право на досрочное назначение пенсии, то для этих периодов стажа заполняются соответствующие реквизиты записей о стаже (см. табл.2). Некоторые из этих сведений заполняются автоматически, для других предусмотрен только ручной ввод.

Таблица 2. Заполнение реквизитов записей о стаже

Пример 3

Работник Кактусов К.К. организации «Желтая акация» выполняет работы в тяжелых условиях труда (код особых условий 27-2) в должности электрогазосварщика (код позиции по списку №2 - 23200000-19756).

Сведения об условиях труда указаны для штатной единицы работника в регистре сведений Штатное расписание организаций,