Как подготовить персонифицированный отчёт за 9 месяцев?

В соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.96 г. № 27-ФЗ работодатель обязан представлять индивидуальные сведения о каждом работающем у него застрахованном лице в территориальный орган ПФР по месту регистрации. С 2011 года сведения персонифицированного учёта необходимо представлять ежеквартально.

Постановлением Правления ПФ РФ от 24.03.2011 г. № 59п внесены изменения в постановление № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учёта в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

В новой редакции Постановления № 192п появился ряд изменений:

• изменился справочник кодов категорий застрахованных лиц, в частности, упразднены категории ОЗОИ и УСЕН и введён ряд новых категорий;
• сокращено количество застрахованных лиц, сведения на которых могут быть переданы в одном реестре СЗВ-6-2 с 32 000 до 200 человек;
• изменена форма АДВ-6-2: в разделе «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» предусмотрены графы для указания сумм не только доначисленных, но и «доуплаченных» взносов.

Подготовка персонифицированного отчёта может вызвать вопросы. Мы подготовили ответы на самые распространённые и представляем их Вашему вниманию.

Вопрос: Как в программе «Зарплата и управление персоналом 8.2» происходит автоматическое формирование индивидуальных сведений для ПФР?

Ответ: Для подготовки индивидуальных сведений в программе используются следующие документы:

• для индивидуальных сведений по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 – документы «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)»;
• для описи по форме АДВ-6-2, ведомости по форме АДВ-11 – документы «Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года – Ведомость уплаты АДВ-11)».

В программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» имеется специализированный инструмент – обработка «Подготовка данных для ПФР», которая позволяет в автоматическом режиме сформировать индивидуальные сведения и создать соответствующие документы конфигурации.

Чтобы сформировать индивидуальные сведения за отчётный период, необходимо в форме обработки «Подготовка данных для ПФР»:

• в реквизите «Организация» указать организацию, от имени которой формируются сведения;
• в реквизите «Отчётный период» – отчётный период, за который подаются сведения;переключатель «Состав форм» – установить в положение «Квартальная отчётность (СЗВ)»;
• с помощью кнопки «Сформировать сведения» запустить процедуру автоматического формирования отчётных сведений персонифицированного учёта.

Сведения формируются на основании данных информационной базы. Собранные сведения группируются по категориям застрахованных лиц и автоматически разбиваются на пачки документов СЗВ-6-1 и реестры СЗВ-6-2.

Сформированные сведения отображаются в форме обработки:

Перемещая курсор по списку застрахованных лиц, можно просмотреть индивидуальные сведения каждого застрахованного лица. С помощью кнопки «Перенести» можно перенести сведения застрахованного лица в другую пачку документов СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2.При записи сведений в информационную базу опись сохраняется в виде документа «Опись сведений АДВ-6-2».  Каждая пачка документов по форме СЗВ-6-1 и реестр по форме СЗВ-6-2 сохраняется в виде экземпляра документа «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц», ссылки на документы «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц» прописываются в табличной части документа Опись сведений АДВ-6-2.  Таким образом, комплект отчётных сведений в программе представляет собой один документ «Опись сведений АДВ-6-2» и связанные с ним документы «Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц». Работа с этими документами  может производиться непосредственно из формы обработки «Подготовка данных для ПФР».

Вопрос: Как определяется тип формы: СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2?

Ответ: Для каждой категории застрахованных лиц формируется отдельная пачка сведений СЗВ-6-1 или реестр СЗВ-6-2.

В реестр по форме СЗВ-6-2 помещаются сведения о застрахованных лицах, не имеющих оснований для льготного пенсионного обеспечения и «особых» периодов стажа (отпусков без сохранения зарплаты, временной нетрудоспособности и т. п.). Максимальное количество записей в одном реестре СЗВ-6-2 составляет 200 записей.

Сведения о застрахованных лицах, имеющих в отчётном периоде «особые» периоды стажа и/или основания для льготного пенсионного обеспечения, помещаются в пачки документов СЗВ-6-1. Сведения о «льготниках» по условиям труда выделяются в отдельную пачку. Максимальное количество документов СЗВ-6-1 в пачке составляет 200 штук.

Вопрос: Как присваиваются номера пачек?

Ответ: Номера пачек для документов персонифицированного учёта присваиваются в программе автоматически, при необходимости могут корректироваться вручную. Автоматическая нумерация ведётся в рамках календарного года с учётом номеров пачек, занятых регламентированными отчётами РСВ-1, РВ-3. Последний использованный номер хранится в регистре сведений «Счётчик выгрузок ПФР».

В процессе подготовки индивидуальных сведений может потребоваться вызвать процедуру автоматического формирования сведений несколько раз. Каждый вызов этой процедуры приводит к сдвигу счётчика использованных номеров пачек. Чтобы установить реальный номер пачки, с которой должна начаться нумерация документов, необходимо перед формированием сведений отредактировать значение в регистре сведений «Счётчик выгрузок ПФР» (Рис.1).

Вопрос: Как рассчитываются суммы взносов?

Ответ: Суммы начисленных и уплаченных взносов на страховую и накопительную часть пенсии по каждому застрахованному лицу рассчитываются автоматически. При необходимости переформировать сведения по взносам на основании данных информационной базы следует воспользоваться кнопкой «Перераспределить взносы во всех пачках».

Для распределения уплаченных сумм взносов между застрахованными лицами в программе предлагается два алгоритма:

распределение уплаченных сумм пропорционально коэффициентам уплаты (отношение уплаченных сумм взносов к общим начисленным суммам), рассчитываемых в целом по организации за каждый отчётный период;распределение уплаченных сумм с учётом сведений о суммах взносов, ранее переданных в ПФР.При использовании как первого, так и второго алгоритма в обработке «Подготовка данных для ПФР» имеется возможность получения комментария распределения уплаченных взносов. При необходимости можно выполнить перераспределение взносов по конкретной пачке документов СЗВ-6 с комментарием (кнопка «Перераспределить с комментарием»). При этом будет также выполнен перерасчёт взносов по всем застрахованным лицам из этой пачки документов по используемому алгоритму распределения. Если необходимо получить только комментарий расчёта взносов по какому-либо застрахованному лицу без пересчёта суммы взносов, следует воспользоваться кнопкой «Комментировать», расположенной на панели инструментов списка «Состав пачки». (Рис. 2)

Вопрос: Как происходит распределение уплаченных сумм взносов?

Ответ:

1. Определяются отчётные периоды, за которые уплачивались взносы. В периоде формирования отчётности (отчётные периоды до 2010 года не учитываются).
2. Для каждого отчётного периода определяется коэффициент уплаты как отношение уплаты за отчётный период в периоде формирования отчётности к суммам начислений за месяцы отчётного периода по дату заполнения документа. Коэффициент уплаты не может превышать 1.
3. Для каждого застрахованного лица определяются начисленные взносы за отчётные периоды, определённые на этапе 1 в разрезе категорий.
4. Показатель «Уплачено» по застрахованному лицу определяется как сумма начисленных для него взносов, умноженных на соответствующий коэффициент уплаты, по всем отчётным периодам, определённым на этапе 1. (Рис. 3)